Сокращаем рабочее время команды без снижения продуктивности

Большинство людей к началу весны испытывает чувство усталости: из-за плохой погоды и короткого светового дня нельзя проводить на свежем воздухе достаточно времени, холод ухудшает кровообращение. В начале года на работе запускаются новые проекты. Чтобы не нарушать сроков их выполнения, нужно поддерживать мотивацию, один из способов — оптимизация рабочего времени сотрудников.

---

Почему сокращение рабочего времени может повысить эффективность

Снижение производительности труда ранней весной — нормальное явление, имеющее биологические и психологические причины. Увеличение количества часов работы не всегда повышает результативность — лучше мотивировать персонал.

Минусы продолжительного рабочего дня:

• хроническая усталость, выгорание;
• ослабление иммунитета, частые заболевания;
• нарушения сна;
• проблемы с опорно-двигательной системой из-за длительного сидения;
• снижение концентрации, рост количества ошибок;
• ухудшение креативности.

Переработки ещё сильнее усугубляют проблемы. Выход — сокращение рабочего времени без снижения продуктивности. Исследования показали, что укороченный рабочий день — это более сфокусированная работа, лучшее планирование задач, повышение ответственности за результаты. Ученые Стэнфордского университета утверждают, что почасовая производительность при сокращённом графике (продолжительность рабочего дня 4 часа) возрастает на 30–40%, а текучесть кадров снижается на 40–60%. При внедрении гибкого графика продуктивность возрастает на 13–22%. Четырёхдневная рабочая неделя снижает текучесть кадров.

---

Принципы сокращения рабочего времени без потерь эффективности

Продуктивность человека — использование ресурсов для выполнения поставленных задач в отведённое время. А можно ли добиться результата, потратив меньше времени и сил? Можно, если правильно подойти к решению, иметь нужные знания и навыки. Цель руководства и персонала — эффективная работа в меньшее время.

Для повышения продуктивности нужно:

• правильно сформулировать задачу;
• расставить приоритеты, сфокусироваться на выполнении основного дела;
• устранить отвлекающие факторы;
• автоматизировать рутинные процессы, использовать шаблоны, интеграции;
• внедрить тайм-менеджмент, учитывать время на подготовку, совещания;
• устраивать перерывы для отдыха и физической активности, короткие перерывы повышают концентрацию и скорость работы;
• делегировать задачи — распределять ответственность по команде;
• постоянно анализировать производительность труда;
• при использовании гибкого графика выделить общие рабочие часы — то есть сотрудники работают в удобное для них время, но при этом общие встречи и дедлайны соблюдаются.

Руководителю нужно сопоставить ожидаемый прирост продуктивности с возможностями персонала, индивидуально подойти к каждому сотруднику. Продуктивность и сокращение часов работы не всегда взаимосвязаны, многое зависит от внешних факторов.

Практические методы сокращения рабочего времени:

• использование цифровых инструментов для учёта рабочего времени и анализа нагрузки;
• оптимизация совещаний — меньше, короче, по сути;
• разделение проектов на этапы и контроль по результатам, а не по часам;
• автоматические отчёты о переработках и недоработках, чтобы своевременно корректировать нагрузку.

Всё больше руководителей признают, что отказ от традиционного рабочего графика становится трендом. Основным показателем является не время, проведённое в офисе, а результат. Продуктивность не связана с жёстким рабочим графиком. Облачные сервисы позволяют работать из любой точки планеты. Возрастает роль управления рабочим временем команды. Сокращение рабочего времени — это вопрос организации и культуры, а не жёсткого контроля.

Установка приложения Office Time — это возможность комфортно и точно организовать учёт рабочего времени персонала, избавившись от традиционного рутинного контроля. Скачайте приложение на смартфон, зарегистрируйте сотрудников, закрепите устройство на входе в офис. Информация (время прихода и ухода, фото, имена) автоматически отправляются руководителю в Telegram, на почту и в 1С, в конце месяца готов электронный табель.