Пять способов избежать злоупотреблений при удалённой работе

В последние годы популярность удалённой работы существенно выросла. Многие компании предлагают вакансии, доступные для соискателей из других регионов — этот подход расширяет рынок кандидатов, позволяет сократить расходы на обслуживание офиса. Сотрудников привлекают экономия денег и времени, возможность самостоятельно планировать время, комфортные условия работы. Однако часто работодатели сталкиваются со злоупотреблениями при удалённой работе.

Основные риски удалённой работы

Особенности удалённой работы персонала требуют от руководства решения новых управленческих задач с учётом формата. Необходимо правильно составить трудовой договор, оговорить в нём режим работы и отдыха, отчётность, основания для увольнения, ответственность персонала.

Работодатель сталкивается со следующими проблемами:

• завышение времени работы (фиктивные часы);
• частые и длительные перерывы;
• трудности контроля дисциплины и посещаемости;
• конфликты из-за субъективной оценки работы.

Больше всего вопросов возникает, как сочетать удалённую работу и дисциплину. Работодатели хотят знать, сколько времени персонал реально занимается работой, как часто отвлекается от рабочего процесса, сколько времени тратит на перерывы, перекуры, социальные сети.

Как контролировать удалённых сотрудников

Управление удалённым персоналом требует особого подхода. Возникают сложности с коммуникацией, дисциплиной, организацией рабочего процесса. Важная проблема — контроль посещаемости при удалёнке.

Пять способов избежать злоупотреблений:

1. Определите каналы для общения, в том числе срочного. Регулярно проводите планерки, ставьте цели на текущий день и ближайший период. Четко распределяйте задачи, устанавливайте точные сроки, контролируйте выполнение. Сотрудники должны знать, что от них ожидается.
2. Фиксация рабочего времени. Организуйте учет рабочего времени при удалённой работе, время прихода/ухода, перерывов. Используйте мониторинг активности персонала, отслеживайте действия на компьютере. Установите время для обязательного выхода сотрудника на связь, выберите количественно-качественные показатели объемов работы.
3. Автоматизированные отчёты. Автоматизация отчетности — это высокая точность, экономия времени, оперативность принятия решений, исключение ручного учёта и субъективности.
4. Интеграция с бизнес-инструментами (Excel, 1С, Telegram). Объединение учёта рабочего времени с  расчётом заработной платы и кадровыми системами обеспечивает удобство и прозрачность.
5. Поддержка доверия и баланса. Контроль без микроменеджмента минимизирует возможности конфликтов. Явки, прогулы, опоздания, ранние уходы фиксируются автоматически, полностью исключен человеческий фактор. На основании полученных данных справедливо начисляется заработная плата.

Автоматизированный учёт рабочего времени оптимизирует процесс составления табеля, повышает дисциплину, снижает объем неэффективного труда, помогает избежать конфликтов при удалённой работе. Office Time — платформа для контроля и анализа рабочего времени персонала. Программа определяет время, которое сотрудник провёл на рабочем месте, автоматически составляет табель, предоставляет статистические данные по часам, дням, неделям или месяцам. Руководитель имеет возможность контролировать дисциплину персонала в реальном времени.

Как помогает Office Time:

• учёт времени по распознаванию лиц — точный контроль прихода и ухода;
• отчёты в Excel и Telegram в реальном времени;
• интеграция с 1С для расчёта зарплаты;
• удобство для руководителя и прозрачность для сотрудников.

Удалённая работа не должна быть хаотичной, а системы учёта помогают сохранить продуктивность и доверие. Чтобы организовать автоматический учёт по лицу, скачайте приложение Office Time на любой Android-смартфон, зарегистрируйтесь, введите фотографии персонала, закрепите гаджет на входе в офис. В течение месяца можно протестировать приложение бесплатно, в дальнейшем за 1000 руб. в месяц получите доступ ко всем функциям независимо от количества сотрудников. Автоматизированный учёт — лучший способ организовать контроль посещаемости.