Любой компании необходимо наладить контроль посещаемости сотрудников. Это позволит точно рассчитывать заработную плату, грамотно распределять ресурсы, устанавливать отпуска, оценивать эффективность работы персонала. Точная информация о посещаемости понадобится руководству при решении конфликтов по поводу отгулов, сверхурочной работы. Снижение количества несанкционированных переработок и невыходов позволяет уменьшить расходы на оплату труда. Традиционные методы контроля имеют множество недостатков, от них можно избавиться с помощью автоматизации.
Определить свои цели и задачи. Руководителю необходимо понять, зачем ему нужен контроль посещаемости, какие показатели (опоздания, переработки, прогулы) он хочет отслеживать. Нужно организовать контроль таким образом, чтобы персонал не ощущал сильного давления, оценил очевидные выгоды. При развитии бизнеса появляются дополнительные рабочие места, лучших сотрудников ждёт повышение, увеличиваются зарплаты, выплачиваются премии, предлагаются дополнительные бонусы.
Руководителю контроль необходим для соблюдения сроков выполнения задач, увеличения производительности, облегчения управления ресурсами. Понимание целей помогает выбрать подходящий способ контроля, автоматизация является лучшим вариантом для достижения результата.
Выбрать подходящий инструмент. Традиционные методы учёта посещаемости используются всё реже, журналы контроля на входе в организацию остаются в прошлом.
Современные способы контроля:
При выборе приложения необходимо учитывать его возможности. Приложение должно иметь функции включения и выключения часов, внесения времени перерыва, автоматического планирования. Важно, чтобы приложение можно было установить на различных платформах, совместить с другими компьютерными программами, оно имело настройки, позволяющие адаптировать к условиям конкретной организации.
Приложение с функциями отчётности и аналитики облегчает введение табеля, составление отчётов. Android-приложение для учёта рабочего времени сотрудников по скану лица решает ключевые задачи: исключает человеческий фактор, позволяет фиксировать приход и уход сотрудников автоматически, обеспечивает прозрачность данных.
Настроить систему. OfficeTime — программное обеспечение, позволяющее отслеживать время прихода и ухода сотрудников по лицу. Чтобы наладить контроль, необходим смартфон на базе Android 7.0 и выше. Для работы приложения нужно всем сотрудникам сфотографироваться в приложении OfficeTime. Смартфон закрепляется на стене перед входом, фиксирует время прихода и ухода сотрудников, опоздания, перерывы, переработки.
Для работы достаточно скачать приложение на смартфон, зарегистрироваться, подтвердить телефон с помощью SMS или Telegram. Отчёты будут приходить на электронный адрес. Приложение позволяет настраивать расписание, отдельно учитывать оплачиваемые и неоплачиваемые часы, устанавливать ставки оплаты. Количество пользователей не ограничено.
Обеспечить мониторинг в реальном времени. Приложение позволяет отслеживать данные о посещаемости и рабочем времени сотрудников в режиме реального времени. Руководители получают уведомления и отчёты через Telegram, электронную почту или в интеграции с 1С. OfficeTimer отслеживает посещаемость, составляет табель.
Приложение удобно в использовании, обладает настраиваемыми функциями. Имеются различные форматы отчётов, доступны приложения на базе Android и iOS. Модуль управления позволяет создавать несколько типов отпусков. Информация, полученная в режиме реального времени, помогает своевременно реагировать на опоздания или переработки.
Анализировать и улучшать. Использование автоматизированных отчётов помогает анализировать данные о посещаемости: выявлять сотрудников с частыми опозданиями, оптимизировать рабочие графики, сокращать переработки. Отчёты доступны в формате Excel, 1С или Telegram, что делает процесс анализа удобным и быстрым
Преимущества использования Android-приложения для контроля посещаемости:
OfficeTime предлагает организовать автоматизированный контроль посещаемости персонала. Начните работать сегодня же, протестируйте OfficeTime в течение месяца бесплатно. В этот период интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом» отсутствует. Ежемесячный платёж составляет 1.000 ₽, количество отделов, сотрудников и устройств не ограничено, есть интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом». Получите консультацию по телефону.
Разбираем причины опозданий сотрудников на работу: от неудобного графика до дисциплины — узнайте, как контролировать…
Узнайте, как организовать учёт рабочего времени сотрудников и сохранить контроль при росте бизнеса: практические советы…
Как организовать учёт рабочего времени сотрудников после отпуска: практический чек-лист ревизии графиков, опозданий и переработок…
Как руководителю анализировать отчёт по рабочему времени сотрудников — какие показатели важны для управления и…
Рассказываем, когда автоматизировать учёт рабочего времени сотрудников в малом бизнесе: ошибки Excel, проблемы ручного учёта…
Как организовать и вести учёт рабочего времени летом в период отпусков: практические советы, фиксация переработок…