Заработная плата рабочих, имеющих простую повременную оплату труда, и офисного персонала зависит от фактически отработанного времени. Законодательство требует от работодателей ведения учёта рабочего времени для начисления зарплаты, соблюдения продолжительности рабочей недели. Ручной учёт часто приводит к неточностям и перерасходу фонда оплаты труда (ФОТ).
Основные трудности при планировании зарплатного фонда
Фонд оплаты труда организации — сумма, выделенная на базовую зарплату, премии, надбавки, компенсации за отпуска, командировочные, больничные, страховые отчисления и др. Единой методики, как рассчитать зарплатный фонд, не существует. При планировании используют затраты за прошлые периоды, учитывают возможные изменения. Правильный расчёт ФОТ нужен для составления бюджета организации.
При планировании зарплатного фонда возможны следующие проблемы:
- ошибки в табелях и недостоверные данные;
- скрытые переработки и опоздания;
- субъективность в оценке рабочего времени.
Чтобы рассчитать ФОТ, нужно организовать управленческий учёт затрат на оплату труда. Для этого понадобятся сбор и систематизация данных об учёте рабочего времени и зарплате, анализ данных, расчёт показателей. Учёт затрат на оплату труда сравнивает текущие показатели с прошлыми значениями, выявляет отклонения, планирует расходы на будущие периоды. Если ФОТ увеличивается быстрее, чем общие расходы, необходимо оптимизировать бюджет, так как в некоторых подразделениях назначены чересчур высокие премии.
Контроль рабочего времени и ФОТ
Расчёт фонда оплаты труда необходим для оценки стоимости трудовых ресурсов, планирования бюджета. Учёт рабочего времени позволяет проанализировать использование рабочего времени персоналом, внести при необходимости коррективы.
Как учёт рабочего времени помогает планировать ФОТ:
- прозрачность данных о присутствии сотрудников;
- учёт опозданий, переработок и перерывов;
- сокращение конфликтов между работодателем и сотрудником;
- возможность прогнозировать затраты и корректировать графики.
Автоматизация учёта зарплаты приводит к снижению числа ошибок, экономии времени, улучшению прозрачности начислений.
Роль цифровых решений в расчёте ФОТ
Ошибки, допущенные при расчёте ФОТ, могут очень дорого обойтись бизнесу. В фонд оплаты труда входят базовая заработная плата, стимулирующие выплаты, компенсации, взносы в социальные фонды, обязательные начисления. Эти показатели рассчитываются по собственным правилам. При расчёте важно иметь информацию о категориях сотрудников, их окладах, премиях, отработанном времени. Использовать при расчёте ФОТ табели учёта рабочего времени, составленные вручную, нерационально. Современные автоматизированные решения облегчают расчёт. Office Time — программа для учёта рабочего времени, автоматически отслеживающая приход и уход персонала.
Преимущества Office Time:
- автоматическая фиксация прихода и ухода сотрудников по лицу;
- формирование отчётов в Excel и Telegram;
- интеграция с 1С для расчёта зарплаты;
- сокращение ошибок и времени на администрирование;
- интуитивно понятный интерфейс;
- настройка уведомлений и напоминаний;
- включение или остановка таймера без выхода из текущего приложения.
Использование Office Time облегчает ведение бизнеса, позволяет оптимизировать зарплатный фонд, снизить риск перерасхода средств, повысить доверие сотрудников благодаря автоматизации расчёта зарплаты. Скачайте приложение на смартфон, зарегистрируйте персонал, закрепите устройство на входе в офис.
Пользуйтесь приложением в течение 30 дней бесплатно, в этот период будет недоступна интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом». Абонентская плата — 1000 руб. в месяц, доступен весь функционал. Автоматизация учёта времени — это справедливый расчёт зарплаты, отсутствие конфликтов.