Статья 91 Трудового кодекса РФ устанавливает продолжительность рабочей недели, обязывает работодателей вести учёт рабочего времени, отработанного каждым сотрудником. Здесь стоит сразу отметить, что ручной учёт очень часто связан с ошибками, случайным или преднамеренным искажением информации.
Учёт рабочего времени и ТК РФ
Законодательство обязывает определять режим рабочего времени в правилах внутреннего трудового распорядка и трудовом договоре. В этих документах устанавливается время начала и окончания рабочего дня и перерыва. Чтобы правильно начислить зарплату, необходимо определить время, фактически отработанное сотрудником.
Какие аспекты трудового законодательства связаны с учётом времени:
- контроль рабочего времени сотрудников;
- определение переработок и сверхурочных;
- учёт опозданий, ранних уходов и перерывов;
- ведение табелей и предоставление отчётности в случае проверок.
Статья 101 ТК РФ содержит правила учёта рабочего времени, призванные обеспечить справедливую оплату, исключить недоработки, неоплаченные переработки. Табель учёта рабочего времени организация должна предоставить для проверки контролирующим органам. Ранее учётные ведомости велись вручную, работники проставляли время прихода и ухода в журнале, на основании этих данных составлял табель.
Проблемы при ручном учёте времени:
- Табельщик может перепутать кодовые обозначения, упустить переработки, отгулы, больничные.
- Он может не заметить опоздания или раннего ухода с работы, не оформить переработку.
- На заполнение табеля необходимо потратить достаточно много времени, сложно просуммировать цифры, проанализировать информацию.
- Существует риск нарушения конфиденциальности, документ содержит личные данные сотрудников.
- Табель, заполненный вручную, не интегрирован с программами для расчёта зарплат, их необходимо рассчитать вручную.
- Возможны задержки с составлением табеля.
Человеческий фактор, субъективность данных могут привести к конфликтам между руководством и сотрудниками, штрафным санкциям со стороны трудовых инспекций за несоблюдение трудового законодательства.
Автоматизированный учёт рабочего времени
Недостатков ручного учета лишен контроль с помощью программного обеспечения. Современные решения гарантируют высокую точность. Автоматический учет исключает ошибки, возможные при ручном составлении табеля. Руководитель получает доступ к информации в режиме реального времени, может оперативно влиять на ситуацию. Автоматизированные решения интегрированы с другими кадровыми и бухгалтерскими платформами, что упрощает администрирование. Платформа Office Time — современное решение для контроля и анализа деятельности персонала офиса.
Как Office Time помогает соблюдать законодательство:
- автоматический учёт прихода и ухода с распознаванием лиц;
- учёт опозданий, прогулов, перерывов и переработок;
- формирование детальных отчётов в Excel и Telegram;
- интеграция с 1С для расчёта зарплаты и отражения сверхурочных часов;
- прозрачность и объективность данных для работодателя и сотрудников.
Приложение Office Time можно установить на Android 7.0 и выше и ПК (Windows). Чтобы зарегистрироваться, подтвердите телефон через SMS или Telegram, указав e-mail. Для настройки приложения сфотографируйте сотрудников, протестируйте программу, закрепите устройство на входе в офис. Когда сотрудник приходит или уходит из офиса, приложение фиксирует время. Полученная информация является базой для формирования электронного табеля, содержащего данные об опоздании, перерывах, переработках.
Автоматические отчёты отправляются в Telegram, на электронную почту, 1С. Интеграция Office Time 1С и другими системами учёта позволяет видеть полную картину рабочего дня. Из оборудования необходим смартфон на базе Android, нет необходимости в приобретении видеокамер, терминалов, серверов. Оплачивается только аккаунт независимо от количества сотрудников. Установка Office Time поможет в соблюдении закона о труде в компании. Настроим приложение под внутренние правила компании с целью внедрения политики прозрачного учёта времени для сотрудников.