Как пережить декабрь и не утонуть в дедлайнах: новогодний гид для руководителей и HR

С чем у нас ассоциируется декабрь? С ожиданием праздника, с яркими огоньками гирлянд, предвкушением чуда, запахом хвои и мандаринов, звоном бокалов и искрами бенгальских огней. Всё это прекрасно и волшебно, но каждый взрослый человек, у которого есть работа, знает, что на самом деле декабрь приносит больше стресса, чем любой другой месяц.

Потому что конец года — это накопившаяся усталость, отчёты, закрытие задач, корпоративы, сокращённые рабочие недели, составление отпускных графиков. Надо составить декабрьский рабочий график так, чтобы избежать выгорания персонала.

Почему декабрь — самый напряжённый месяц

По результатам опросов, больше половины сотрудников испытывают максимальный стресс в последний месяц года. Предновогодняя суматоха добавляет проблем. Причины стресса сотрудников в декабре:

• усталость за год;
• ожидание праздников;
• эмоциональная перегрузка;
• необходимость закрыть все незавершённые задачи;
• годовая отчётность;
• непредвиденные ситуации, на решение которых нет времени;
• сотрудники уходят в неиспользованные в течение года отпуска;
• финансовые обязательства перед партнёрами, налоговой службой;
• план сделать задел на будущий год, чтобы избежать аврала в январе;
• личные обстоятельства — закупка подарков, планирование праздничного стола и т. д.

Желание справиться со всеми задачами приводит к росту переработок в конце года. Добавляются и физиологические причины, в это время у людей снижается восстанавливающий эффект сна. Грамотное планирование рабочего времени в декабре поможет справиться с проблемами.

Где компании теряют время в декабре:

• несогласованность задач между отделами;
• снижение концентрации сотрудников;
• праздничные мероприятия и подготовка к ним;
• хаотичное распределение нагрузки;
• отсутствие контроля переработок — люди «горят»;
• неверное планирование графиков из-за неполных данных.

Выявить причины потерь рабочего времени помогут автоматизированные системы учёта, анализ бизнес-процессов.

Как избежать декабрьского аврала

Одна из основных причин декабрьского цейтнота — желание завершить все дела, которые откладывали в течение года. К этому добавляется подготовка отчётности, составление планов на следующий год, предпраздничные мероприятия

Как предотвратить переработки и перегрузки в конце года:

1. Организуйте планирование на основе данных. Используйте статистику посещаемости, опозданий и переработок за последние годы, сравнивайте прошлогодние показатели за декабрь. Если увеличилось количество переработок, заранее перераспределите задачи.
2. Наладьте прозрачный контроль рабочего времени, установите приложение Office Time. У руководителя появится возможность видеть рабочее время каждого сотрудника. Уведомления в Telegram в режиме реального времени помогают быстро реагировать на ситуацию.
3. Избавьтесь от рутинных операций: автоматические отчёты в Excel и 1С — это минус как минимум час работы бухгалтерии ежедневно, работа HR-отдела в декабре облегчится, не нужно заполнять табели учета рабочего времени вручную.
4. Установите чёткие приоритеты и мягкость в подходе, определите, что можно перенести на январь, а какие задачи — обязательные. Объясните приоритеты команде.

Уделите внимание профилактике выгорания, поддержке сотрудников в декабре. Устанавливайте реалистичные сроки, давайте возможность делать регулярные перерывы для восстановления сил и энергии. Контролируйте сверхурочную работу, наладьте открытое общение между руководством и персоналом. Обеспечьте справедливую оплату труда, в этом поможет приложение Office Time, оно помогает выявить тех, кто регулярно перерабатывает, поощрить премией, благодарностью.

Приложение-трекер рабочего времени Office Time — удобное решение для автоматизации учёта рабочего времени. Время прихода и ухода сотрудников фиксируется в реальном времени, HR-отдел получает информацию об опозданиях, длительности перерывов, прогулах, переработках. Отчёты передаются в Telegram или Excel. Приложение интегрировано с 1С и другими системами бухгалтерского и кадрового учёта. Интеграция с 1С облегчает расчёт зарплаты за декабрь, прозрачность позволяет избежать конфликтов. Быстрая отчётность через Telegram экономит время руководителей.

Данные о рабочем времени помогают распределить нагрузку перед Новым годом, учитываются основные показатели: переработки, длительность смен, опоздания, посещаемость. Контроль рабочего времени перед Новым годом особенно важен — руководству нужны данные для планирования бизнеса на следующий год. Декабрь может быть спокойным и продуктивным, если руководитель опирается на точные данные, распределяет нагрузку заранее и поддерживает команду.

Если вы хотите войти в Новый год без стресса и закрыть декабрь аккуратно и вовремя, современные инструменты учёта рабочего времени, такие как Office Time, могут сильно облегчить задачу.