Как организовать гибкий график без потерь продуктивности

Гибкий график работы предусматривает индивидуальный режим для некоторых сотрудников или отделов. Начало и окончание рабочего дня отличаются от основных в организации. Этот режим деятельности мотивирует сотрудников, снижает количество прогулов, способствует сохранению квалифицированных кадров в штате компании, помогает решению задач бизнеса. Детали, как установить гибкий график работы, прописывают в трудовом контракте.

---

Основные ошибки при внедрении гибкого графика

Возможность работать по гибкому графику снижает стресс у персонала, улучшает атмосферу в коллективе, способствует увеличению производительности. Перед руководством встаёт вопрос, как учитывать занятость работающих специалистов, поддерживать бесперебойную работу отделов.

Наиболее частые проблемы при использовании гибкого графика:

1. Отсутствие чётких правил. Чтобы гибкий график не нарушил слаженную работу команды, необходимо установить, какие конкретные часы сотрудники должны быть на связи, какие KPI выполнять.
2. Возникают проблемы с учётом рабочего времени, сложно осуществить контроль, избежать переработок. Необходимо своевременно выявлять соответствие фактически отработанного времени заявленному.
3. Не все люди в состоянии работать без чёткого расписания, самостоятельно планировать рабочий день, выполнять задания в срок. Отсутствие самодисциплины приводит к снижению производительности.
4. Затрудняется коммуникация, сложно организовать встречи и взаимодействие между отделами.
5. Зависимость от современных технологий. Гибкий график предусматривает использование современных гаджетов для коммуникации и управления проектами, не все сотрудники имеют необходимые знания.

Гибкий график принесёт пользу персоналу и руководству при условии правильной организации трудового процесса, фиксировании рабочего времени.

---

Как правильно организовать гибкий график работы

Руководитель должен чётко понимать, как составить гибкий график работы, наладить учёт рабочих часов, скоординировать взаимодействие сотрудников.

1️⃣ Шаг первый: определить формат гибкого графика

При использовании гибкого графика достигается договорённость между работодателем и персоналом о времени начала и окончания рабочего дня, продолжительности смен.

Можно использовать один из следующих форматов:

• удобные часы начала и окончания рабочего дня;
• работа в офисе часть рабочей недели, а остальное время — удалённо;
• сокращённая рабочая неделя;
• скользящий график, работник самостоятельно распределяет 40 рабочих часов на неделю;
• неполный рабочий день или неполная рабочая неделя;
• работа по результатам — фокус на KPI, а не на часах.

Разнообразие форматов позволяет подобрать индивидуальный подход к каждому работнику, предложить оптимальный вариант ценным кадрам.

2️⃣ Шаг второй: разработать правила и довести их до сотрудников

Чтобы избежать проблем с коммуникацией, руководитель должен определить фиксированные часы обязательного присутствия на рабочем месте в офисе. Конкретное время и продолжительность периода устанавливают по соглашению. Это время необходимо для решения производственных вопросов, требующих присутствия всего персонала. Нужно установить время ответов на письма и сообщения, обозначить каналы коммуникации, методы отчётности.

3️⃣ Шаг третий: внедрить систему учёта рабочего времени

При гибком графике особенно важно контролировать время работы. Дневную норму часов отслеживать неудобно, обычно применяют суммированный учёт рабочего времени за установленный период. Для контроля используют внутренние журналы, электронные пропуска, приложение, видеонаблюдение.

Максимальное удобство обеспечивает система распознавания лиц. При пересечении проходной приложение отмечает начало и конец рабочего дня каждого сотрудника, данные поступают в 1С, Excel и Telegram, осуществляется автоматический анализ отработанного времени.

4️⃣ Шаг четвёртый: контроль продуктивности персонала

Перед тем, как установить график работы сотруднику, необходимо определить способы контроля его продуктивности. В данном случае отработанное время отследить невозможно, можно использовать следующие способы:

• определение KPI — конкретных показателей деятельности, отражающих достижения в рамках должностных обязанностей;
• определение ключевых результатов;
• составление отчёта о проделанной работе;
• использование специального ПО для определения продуктивности позволяет видеть начало и окончание работы, использованные программы, посещаемые сайты.

Важно наладить обратную связь, отслеживать не только окончательные результаты, но и промежуточные этапы, чтобы своевременно корректировать стратегию работы.

5️⃣ Шаг пятый: оптимизировать работу на основе данных

Оптимизация позволяет повысить эффективность бизнеса, сократить расходы на оплату труда за счёт грамотного распределения человеческих ресурсов. Оптимизация предусматривает:

• анализ эффективности гибкого графика через цифровые отчёты;
• внесение корректировок в рабочие процессы;
• оценку удовлетворённости сотрудников;

Анализ деятельности позволяет убрать повторяющиеся или ненужные операции, сократить объём документации, автоматизировать ведение документов. Приложение для учёта рабочего времени Office Time позволяет контролировать работу персонала при организации гибкого графика.

---

Преимущества применения Office Time:

• автоматическая фиксация начала и конца рабочего дня по скану лица;
• учёт переработок и опозданий без вмешательства человека;
• формирование отчётов для HR и бухгалтерии в 1С, Excel и Telegram;
• гибкость в управлении рабочим временем без потери контроля.

Достаточно установить приложение на смартфон на базе Android, зарегистрировать сотрудников, закрепить гаджет на входе в компанию. Приложение фиксирует время прихода и ухода, создаёт детализированный табель, отправляет документ на электронную почту, в Telegram и 1C. Первый месяц можете протестировать приложение бесплатно, в дальнейшем абонентская плата составляет 1.000 руб. в месяц. Получите консультацию по телефону на сайте.