Потери рабочего времени в компании — неочевидная, но серьёзная проблема для бизнеса. Это одна из основных причин уменьшения производительности, препятствующая достижению целей. Исследования показали, что потери могут достигать 25–30%, а то и больше, что отражается на финансовых результатах. Потери рабочего времени нужно выявить и идентифицировать, чтобы оценить их влияние на эффективность работы персонала.
Где теряется рабочее время
Чем больше времени тратит персонал на посторонние дела, тем меньше общая эффективность бизнеса. Следствие этого — срыв сроков выполнения проектов, снижение качества работы, ухудшение финансовых показателей, ослабление позиций компании на рынке. Потери рабочего времени — промежутки, когда сотрудник не занят основными трудовыми обязанностями. Эти факторы нельзя полностью исключить, но руководитель должен стремиться снизить их продолжительность. С некоторыми потерями рабочего времени бороться невозможно, они могут возникнуть из-за непредвиденных обстоятельств: поломки оборудования, отключения электроэнергии и т. д.
Для оптимизации трудозатрат необходимо искоренить следующие виды потерь рабочего времени:
- регулярные опоздания;
- затяжные перерывы;
- ранние уходы с работы;
- разговоры на отвлечённые темы;
- неучтённые перекуры;
- личные дела (кофе-брейки, социальные сети, телефонные разговоры);
- непродуктивные собрания.
Чтобы минимизировать ущерб для бизнеса, необходимо организовать контроль продуктивности персонала, проанализировать и устранить причины нерационального использования рабочего времени.
С ручным учётом времени сотрудников связаны некоторые сложности:
- человеческий фактор — ошибки, неточности, умышленное искажение информации;
- внесение данных на основании слов, без предъявления документов;
- значительное время на сбор и обработку информации для составления табеля;
- сложности с анализом, особенно, если коллектив многочисленный;
- риск утечки конфиденциальной информации.
Неполная совместимость систем контроля рабочего времени и управления персоналом приводит к потере данных. Оптимальный вариант — использование приложения Office Time, которое автоматически фиксирует время, проведённое на рабочем месте, формирует отчёты.
Как определить, где уходит рабочее время
Надёжный путь к сокращению временных издержек — контроль продуктивности персонала. Способы контроля можно разделить на две группы. Пропускные системы, видеонаблюдение, формирование табеля контролируют дисциплину, а программы-шпионы проверяют электронную почту, фотографируют экран монитора, записывают телефонные разговоры. Программы-шпионы зачастую нарушают права на конфиденциальность. Оптимальный вариант — система учёта рабочего времени, автоматически отслеживающая нахождение человека на рабочем месте, составляющая отчёт, формирующая аналитику.
Как выявить проблемные зоны в компании:
- Внедрение автоматизированной системы контроля — программного обеспечения, предназначенного для фиксации начала и окончания рабочего дня, автоматического формирования табелей, учёта нарушений. Для идентификации используются биометрия, карточки, PIN-коды, автоматизированные системы контроля. Приложения интегрированы с ERP-системами.
- Сравнение реального времени на рабочем месте и заявленного осуществляется с помощью коэффициента использования рабочего времени, отношения фактической продолжительности работы к нормативному показателю. Для этого можно использовать тайм-трекинг, автоматические табели учёт рабочего времени.
- Анализ рабочего времени сотрудников необходим для повышения продуктивности, оптимизации бизнес-процессов, контроля затрат на оплату труда, соблюдения требований законодательства. Для анализа используют программные решения, таймеры или дневники персонала, фотографирование рабочих процессов.
- Метрики продуктивности — показатели, оценивающие продуктивность работы отдельных сотрудников, отделов или организации в целом. Для оценки применяют индивидуальные, командные или организационные метрики, набор подбирают с учётом специфики бизнеса, желаемого результата.
Программное приложение Office Time осуществляет автоматический учёт рабочего времени, основанный на распознавании персонала по лицам. Приложение можно установить на смартфон на базе Android, создать базу фотографий сотрудников, закрепить гаджет на входе в организацию.
Как Office Time помогает находить и устранять потери времени:
- распознавание лиц при входе и выходе;
- автоматическое фиксирование времени прихода, ухода, перерывов;
- уведомления и отчёты в Telegram;
- интеграция с Excel и 1С для анализа и оптимизации;
- прозрачные отчёты без ручного вмешательства.
Руководитель получает возможность в режиме реального времени отслеживать приходы и уходы сотрудников, получать автоматические отчёты. Office Time интегрирован с 1С , Excel и другими системами учёта. Стоимость услуги — 1.000 ₽ в месяц* независимо от количества персонала, гаджетов. Первый месяц можно протестировать приложение бесплатно.
*Указанная цена действительна на дату публикации статьи.