Конец января, жизнь вернулась в обычное русло. Работа вроде бы идёт в обычном режиме, но организм так полностью и не перестроился, чувствуется усталость. Перегрузки не всегда заметны сразу и не всегда связаны с авралами. Цель руководства — понять, как с помощью грамотного распределения времени снизить нагрузку на сотрудников в течение всего года.
Причины перегрузки сотрудников
Аврал на работе — частая причина перегрузки персонала, но не единственная. Если перегрузка стала постоянной проблемой, речь идет о дисбалансе между требованиями бизнеса и возможностями сотрудников. Необходимо разобраться в причинах переработки сотрудников, чтобы избавиться от дисбаланса.
Почему перегрузки возникают даже без авралов:
- неравномерное распределение задач внутри команды;
- неправильный расчет нагрузки;
- отсутствие учёта изменений нагрузки, связанных с нарушениями процесса, сезонными изменениями;
- хронические переработки «по чуть-чуть»;
- нехватка ресурсов и инструментов;
- отсутствие контроля перерывов и фактического рабочего времени;
- ситуация, когда один сотрудник тянет больше остальных;
- отсутствие обратной связи.
Ошибка руководителей в этой ситуации — ориентироваться на результат, не анализируя затраченное время. Нужно отказаться от чрезмерного контроля, который воспринимается как диктат.
Чем опасны перегрузки для бизнеса:
- снижение продуктивности и качества работы;
- рост ошибок и конфликтов;
- эмоциональное выгорание;
- увеличение текучести персонала;
- репутационные и финансовые потери.
Для измерения перегрузки персонала можно использовать программные решения. Приложение Office Time фиксирует время прихода и ухода, длительность перерывов, опоздания, прогулы. Табель рабочего времени, автоматически составленный на основе этой информации, отличается четкостью, непредвзятостью.
Как избежать перегрузок на работе
Неправильное распределение рабочего времени может привести к систематическим перегрузкам, эмоциональному выгоранию. Человек испытывает истощение на физическом и эмоциональном уровне. Это опасно не только для работников, но и для руководства. В условиях нехватки кадров важно сосредоточиться на коллективе.
Как грамотно распределять рабочее время и нагрузку:
- Опирайтесь на реальные данные, а не на ощущения. Учитывайте фактическое время прихода и ухода, продолжительность рабочего дня, частоту и длительность переработок. Если человек систематически остаётся после завершения рабочего дня, разберитесь, что мешает ему успевать выполнять трудовые обязанности в отведенное время.
- Регулярно анализируйте нагрузку каждого сотрудника, отделов. Это поможет выявить системные перегрузки, найти их причины. Используйте для выявления перегрузок сравнение с установленными нормативами, хронометраж и тайм-трекинг, опросы. Ответы сотрудников на вопросы об объеме работы, времени на её выполнение, степени стресса помогут оценить ситуацию, найти способы, как снизить нагрузку на сотрудников.
- Равномерно распределяйте задачи внутри команды, при необходимости корректируйте сроки.
- Следите за перерывами и восстановлением работоспособности персонала. Перерывы позволяют отдохнуть, восстановить силы, переключиться на другую задачу. Даже несколько минут отдыха улучшают внимание, помогают восстановить запас энергии. Отсутствие перерывов приводит к скрытой перегрузке. В долгосрочной перспективе перерывы улучшают память и концентрацию, повышают креативность, снижают уровень стресса, являются профилактикой выгорания сотрудников.
- Используйте автоматизированные инструменты учёта рабочего времени. Они гарантируют минимальное число ошибок, возможных при ручном вводе данных, обеспечивают объективность и прозрачность. Office Time автоматически отмечает время прихода и ухода, составляет табель учёта рабочего времени, позволяет объективно оценить трудовые затраты каждого работника.
Автоматизированные системы учёта рабочего времени позволяют избежать выгорания сотрудников, укрепить дисциплину, оптимизировать рабочие процессы, избавиться от переработок.
Как Office Time помогает предотвращать перегрузки:
- учёт рабочего времени по лицу — точные данные, исключающие споры и конфликты;
- автоматическая фиксация прихода, ухода, опозданий и перерывов;
- передача отчётов в Excel для анализа нагрузки;
- уведомления и сводки в Telegram;
- интеграция с 1С — корректный учёт переработок при расчёте зарплаты;
- возможность вовремя вмешаться, пока перегрузка не привела к выгоранию.
Перегрузки — это управляемый процесс, если работать с данными. Грамотное распределение времени помогает сохранить и эффективность бизнеса, и людей.
Office Time — инструмент, который помогает видеть проблему заранее и принимать взвешенные решения. Чтобы начать работу, нужно скачать приложение на смартфон, зарегистрировать персонал, закрепить гаджет на входе в офис. Плата за услугу — 1000 руб. в месяц независимо от количества людей. Первый месяц можно протестировать приложение бесплатно, но будет недоступна интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом».