Как избежать перегрузок сотрудников с помощью грамотного распределения времени

Во многих компаниях приветствуется культ многозадачности, постоянное увеличение производительности труда. В этих условиях перегрузка персонала становится нормой: сотрудники выполняют несколько работ одновременно, постоянно переключаются с одного вопроса на другой. Особенно часто это явление наблюдается в развивающихся компаниях. Руководству необходимо организовать грамотное распределение рабочего времени, чтобы избежать негативных последствий перегрузки.

---

Что такое перегрузка сотрудников и чем она опасна

Перегрузка персонала характеризуется наличием большого количества сложных рабочих задач, которые человек не в состоянии выполнить в отведённое время даже при максимальной продуктивности.

Организм человека без последствий переносит кратковременные стрессовые ситуации, но хронические перегрузки опасны для здоровья. Руководству необходимо приложить усилия для создания здоровой рабочей атмосферы, установить чёткие приоритеты, равномерно распределить нагрузки, устанавливать реалистичные сроки.

Как контроль переработок сотрудников помогает избежать перегрузок:

1. Автоматизированный учёт рабочего времени — инструмент предотвращения перегрузок. Согласно Трудовому кодексу переработка (выполнение рабочих обязанностей за пределами графика) должна быть зафиксирована в табеле. Автоматизированный учёт переработок сотрудников облегчает контроль с помощью специальных терминалов. Оборудование фиксирует время прихода и ухода, распознавая работника по биометрическим данным. В табеле будет приведено общее количество отработанных часов, на основании информации рассчитана зарплата. Учёт позволяет фиксировать переработки, контролировать сверхурочные часы. Анализ информации необходим для равномерного распределения нагрузки, оптимизации рабочих смен, выявления перегруженных сотрудников.
2. Гибкий график как способ управления нагрузкой предусматривает возможность установки начала и окончания рабочего дня для сотрудника по договоренности с руководством. Анализ загруженности персонала позволяет правильно распределить нагрузку, избегать простоев и переработок. Гибкий график увеличивает производительность персонала, так как сотрудники работают в период максимальной продуктивности. Они быстрее переключаются на решение другой задачи, гибко реагируют на срочное задание. Чтобы обеспечить контроль рабочего времени, необходимо его автоматизировать. Это можно сделать с помощью электронных пропусков, биометрических систем, СКУД и других вариантов мониторинга.
3. Анализ эффективности работы сотрудников можно осуществить на основе табеля учёта рабочего времени. В документе отражены данные о явках, продолжительности рабочего дня, пропусках с указанием причин. Данные о посещаемости и рабочем времени помогают выявить проблемные зоны: эффективность рабочих процессов, недоработки, переработки, невыходы на работу. Учёт рабочего времени нужен для настройки KPI и контроля эффективности без давления. Аналитика поможет предотвратить выгорание персонала.
4. Оптимизация командной работы и планирования. Мониторинг рабочего времени помогает распределить задачи с учётом занятости сотрудников. Автоматическое формирование отчётов о нагрузке сотрудников в 1С, Excel и Telegram снижает административную нагрузку на HR-отдел, предоставляет информацию руководству в режиме реального времени.

Любой труд должен быть оплачен, а сверхурочный в большем объёме. Опытный руководитель должен создать условия, чтобы избежать переработок, чтобы сотрудники выполняли задачи в рабочее время. Сверхурочный труд полезен организации в краткосрочной перспективе, с течением времени приносит вред.

---

Как избежать перегрузок сотрудников

Руководитель должен наладить автоматизированный учёт рабочего времени и переработки станут редкостью. Современные цифровые решения помогают избежать перегрузок. Появляется возможность равномерно распределить проекты, ранжировать по важности и срокам исполнения, контролировать выполнение на всех этапах. Избежать перегрузок помогает система учёта рабочего времени по распознаванию лиц. Программное решение укрепляет дисциплину, повышает производительность, улучшает взаимоотношения в коллективе. Учёт рабочего времени по распознаванию лиц — надёжный метод контроля трудовой дисциплины.

Для работы необходимо:

• установить приложение Office Time на смартфон на базе Android 7.0 и выше;
• осуществить фотофиксацию лиц сотрудников, первоначальную процедуру распознавания каждого из них;
• закрепить устройство на входе в организацию.

Приложение будет фиксировать время прихода и ухода каждого человека, автоматически создавать табель учёта рабочего времени. В документе будут отражены опоздания, перерывы, ранние уходы. В конце отчётного периода готовый табель поступит на электронную почту, в Telegram и 1C. В течение 30 дней предоставим возможность протестировать приложение бесплатно, далее ежемесячный платеж составляет 1000 руб. Автоматическое формирование графиков и учёт переработок гарантируют справедливое начисление заработной платы, упрощают кадровое администрирование.