Для руководителя важно, чтобы сотрудники не расходовали понапрасну ценный ресурс — рабочее время. Он стремится держать ситуацию под контролем, фиксировать начало и окончание трудового дня, перерывы, прогулы, переработки. Грамотный контроль повышает продуктивность труда, гарантирует соблюдение требований трудового законодательства, позволяет справедливо начислять заработную плату. Чрезмерный контроль приводит к конфликтным ситуациям, и здесь необходимо разобраться, как вести учёт без недоверия со стороны коллектива.
Основные причины конфликтов при внедрении учёта времени
Контроль использования рабочего времени всегда находится в сфере внимания руководства любой компании. Эта информация необходима, чтобы проанализировать состояние дисциплины труда, разработать систему мотивации персонала, выявить резервы для повышения производительности.
Нельзя игнорировать проблемы, связанные с контролем:
- негативные эмоции, вызванные возможной слежкой за работой;
- недоверие к руководству;
- нежелание привыкать к новым правилам;
- недостаточную прозрачность, непонятные правила;
- сложность системы учёта;
- использование результатов учёта исключительно для наказания;
- отсутствие информации о целях и результатах учёта;
- резкое внедрение без объяснения;
- ошибки в учёте или предвзятость.
Конфликты при контроле персонала чаще всего вызваны недоверием и недопониманием. Руководителю необходимо предоставить всю необходимую информацию, обеспечить регулярную коммуникацию, чтобы создать благоприятную атмосферу в коллективе. При решении конфликтов важно принимать объективные решения.
Как правильно внедрить систему контроля
Чтобы организовать учёт рабочего времени без конфликтов, нужно заранее сообщить персоналу, что в компании планируется внедрить контроль рабочего времени, что все нарушения будут зафиксированы. Важно сообщить сотрудникам, с какой целью проводится нововведение, какие показатели будут собираться, как использоваться. Автоматизированная система учёта рабочего времени позволяет отследить опоздания, отсутствие, несвоевременный приход и уход с обеденного перерыва, переработки. Эта информация необходима для равномерного распределения нагрузки, чтобы избежать выгорания специалистов или чрезмерного расширения штата.
Как избежать конфликтов с сотрудниками:
- разработайте чёткие правила, определите способ фиксации рабочего времени;
- если это возможно, установите временные рамки, правила проведения в случае опоздания или отсутствия;
- внедрите автоматизированную систему учёта, это позволит избежать конфликтов;
- проведите разъяснительную работу, объясните необходимость использования учёта рабочего времени для компании;
- расскажите, как соблюдение трудовой дисциплины положительно скажется на заработной плате и премиях;
- донесите, что автоматизированный учет — это безопасность и приватность, фото нужно только для учёта, не для слежки;
- обеспечьте равные условия для всех, в том числе для руководства, чтобы не испортить атмосферу в коллективе.
Автоматизированная система учёта удобна для персонала и руководства, для неё характерны минимум вмешательства, максимум автоматизации. Приложение Office Time отслеживает время, затраченное на работу, автоматически. Оно фиксирует начало и окончание работы и перерывов. Эта информация позволяет оценить продуктивность персонала, выявить проблемы. Благодаря гибким настройкам приложение можно адаптировать к потребностям конкретной компании, если время работы или перерывов у разных отделов не совпадает.
Почему Office Time помогает избежать конфликтов:
- автоматическое фиксирование времени — меньше поводов для споров;
- никакого ручного вмешательства и субъективности;
- фотографии фиксируют факт прихода/ухода — всё объективно;
- уведомления и отчёты в Telegram, Excel и 1С — вся информация доступна.
Контроль рабочего времени может быть справедливым и ненавязчивым, важно не избегать учёта, а делать его прозрачным и честным. Предлагаем бесплатно протестировать приложение Office Time в течение месяца. Установите приложение на смартфон (Android 7.0 и выше), внесите фотографии сотрудников, проведите распознавание лиц. Закрепите гаджет у входа в организацию, он будет фиксировать время прихода и ухода персонала.
На основании этих данных будет разработан табель учёта рабочего времени, содержащий информацию об опозданиях, переработках, отсутствиях на рабочем месте. Автоматический сбор данных исключает возможность ошибок, путаницы, преднамеренного внесения неправильных данных. Приложенные фотографии позволят быстро решить любую конфликтную ситуацию.